Виртуальная Регистратура: Удалённая команда администраторов и IT-специалистов для вашей клиники
Держать администратора в штате — дорого и хлопотно. Найм, обучение, отпуска, больничные, текучка. Мы даём вам удалённую команду профессионалов: они записывают пациентов через вашу МИС, принимают звонки, делают обзвоны-напоминания, помогают с IT-вопросами (МИС зависла, принтер не печатает, интернет пропал). Работаем как продолжение вашей команды, но удалённо. Вы платите только за фактически отработанное время или фиксированную абонентку. Экономия 50-70% vs штатный администратор + IT-специалист.
5 головных болей со штатными администраторами и IT-специалистами
Почему клиники переходят на удалённую поддержку
Дорого: Зарплата + налоги + обучение + текучка
Администратор: зарплата 50-70К + налоги 15-20К = 65-90К в месяц. IT-специалист: 80-120К + налоги = 95-145К. Итого 160-235К/мес на двух человек. Плюс затраты на найм (рекрутинг 30-50К), обучение (2-4 недели), оборудование рабочего места. Уволился через полгода? Повторяем цикл. Годовая стоимость владения двумя сотрудниками: 2-3 млн рублей.
Виртуальная регистратура: фиксированная абонентка без скрытых затрат, экономия 50-70%.
Отпуска, больничные, выгорание — клиника работает, а администратор нет
Администратор ушёл в отпуск на 2 недели — нужна замена (временная, непрофессиональная). Заболел на неделю — кто-то из врачей сидит на телефоне. Выгорел через год (монотонная работа, стресс) — увольняется. Клиника зависит от одного человека. Если он не работает — всё рушится.
Виртуальная регистратура: команда из 5-10 человек, всегда кто-то на смене. Нет отпусков, больничных, выгорания.
Низкая квалификация — учите их всему с нуля
Наняли администратора — он не знает вашу МИС, не умеет правильно записывать пациентов, не понимает медицинскую терминологию. Первые 2-4 недели уходят на обучение. IT-специалист? Нашли джуниора — он не знает вашу инфраструктуру, боится трогать сервер, при каждом сбое гуглит решение 2 часа.
Виртуальная регистратура: опытные специалисты, работали с десятками клиник, знают все популярные МИС, решают проблемы за минуты.
Ограниченное время работы — вечером и в выходные никто не отвечает
Администратор работает с 9:00 до 18:00. Пациент звонит в 19:00 — никто не берёт трубку. В субботу сервер упал — IT-специалист не работает, клиника стоит до понедельника. Вы теряете пациентов из-за недоступности. Нанять второго администратора на вечернюю смену? Ещё +70К/мес к расходам.
Виртуальная регистратура: работаем 24/7, включая выходные и праздники. Пациент звонит в 22:00? Мы ответим и запишем.
Невозможно масштабироваться — рост бизнеса = рост штата
Открываете второй филиал? Нужен ещё администратор (+70К/мес). Поток пациентов вырос в 2 раза? Нужен второй IT-специалист (+120К/мес). Бизнес растёт линейно с затратами на персонал. Это не масштабирование, это размножение проблемы.
Виртуальная регистратура масштабируется мгновенно: 1 филиал или 10 — стоимость растёт незначительно, команда уже готова.
Что входит в "Виртуальную Регистратуру"
Комплексная удалённая поддержка клиники: администраторы + IT + аналитика
Приём звонков и запись пациентов
Переводите телефон клиники на нашу команду (или мы работаем параллельно). Принимаем звонки, консультируем пациентов, записываем в вашу МИС (удалённый доступ). Среднее время ответа: <30 секунд. Работаем по вашим скриптам и регламентам. Пациент не отличит нас от вашего штатного администратора.
Режим работы: 24/7 или в выбранные часы (например, 8:00-22:00 будни, 9:00-18:00 выходные).
Обзвон пациентов (напоминания, подтверждения, реактивация)
Делаем обзвоны по вашим спискам: напоминания о записи (за 24 часа), подтверждение визитов, реактивация "спящих" пациентов, информирование о новых услугах/акциях. Конверсия обзвона: 60-80% (дозваниваемся и получаем ответ). Результаты фиксируем в МИС: кто подтвердил, кто отменил, кто перенёс.
Пример: Обзвон 200 пациентов за неделю до планового визита — снижение no-show с 22% до 8%.
IT-поддержка первой линии
Врач или администратор столкнулся с проблемой: МИС зависла, принтер не печатает, интернет пропал, не открывается DICOM-снимок. Звонит нам — мы решаем за 5-15 минут удалённо. 80% проблем решаются без выезда специалиста. Сложная проблема (сервер упал, оборудование сломалось)? Передаём вашему IT-специалисту или выезжаем сами (опция).
Время реакции: <15 минут на критичные проблемы, <2 часа на некритичные.
Документооборот и отчётность
Помогаем с рутинным документооборотом: формирование отчётов из МИС (выручка, количество приёмов, загрузка врачей), подготовка документов для пациентов (справки, выписки), ведение реестров (страховые случаи, ОМС). Освобождаем ваш персонал от бумажной работы.
Пример: Ежемесячный отчёт для главврача (20 показателей) — готовим автоматически, высылаем до 5 числа.
Аналитика и рекомендации
Анализируем данные МИС и звонков: в какое время больше обращений, какие услуги популярны, какие врачи загружены/недогружены, откуда приходят пациенты (источники). Даём рекомендации по оптимизации: когда добавить смены, как перераспределить нагрузку, где докупить рекламу.
Отчёт: еженедельный дайджест с ключевыми метриками и инсайтами для главврача/владельца.
Тарифы "Виртуальной Регистратуры"
Гибкие пакеты под разные задачи и бюджеты
Базовый
Для небольших клиник (1-3 кресла)
- Приём звонков (будни 9-18)
- Запись пациентов в МИС
- IT-поддержка (email, 2-4 часа)
- Отчёт раз в месяц
Стандарт
Для средних клиник (4-7 кресел)
- Приём звонков (будни 8-21, выходные 9-18)
- Запись + обзвоны-напоминания
- IT-поддержка (телефон, <30 мин)
- Документооборот (базовый)
- Еженедельная аналитика
Премиум
Для сетей клиник (8+ кресел)
- Приём звонков 24/7
- Полный цикл работы с пациентами
- IT-поддержка + IT директор
- Документооборот + отчётность
- Персональный менеджер
- Углубленная аналитика + рекомендации
Все тарифы включают: Удалённый доступ к вашей МИС (настраиваем VPN), обучение нашей команды под ваши процессы (2-3 дня), интеграцию с телефонией, регулярные отчёты о работе.
Кейс: Стоматология "Улыбка" сэкономила 840К₽/год и увеличила загрузку на 23%
Исходная ситуация
Клиника на 5 кресел, 2 штатных администратора (работали посменно 8:00-21:00). Проблемы: высокая текучка (каждые 6-8 месяцев кто-то увольнялся), вечером и в выходные никто не отвечал на звонки, IT-поддержку не было вообще (при сбое МИС клиника стояла часами).
Что изменилось после внедрения виртуальной регистратуры
- Уволили одного администратора (оставили одного на ресепшн для встречи пациентов)
- Все звонки переключили на виртуальную регистратуру (8:00-22:00 будни, 9:00-18:00 выходные)
- Запись пациентов, обзвоны, IT-поддержка — всё удалённо
- Добавили вечерние записи (до 21:00) — раньше не было из-за отсутствия администратора
Результаты через 6 месяцев
"Сначала было непривычно — отдать звонки на аутсорс. Но через неделю поняли: работает лучше, чем свои администраторы. Плюс освободились от постоянного найма/обучения новых людей. И вечерние записи дали +20% выручки."
— Елена В., владелица стоматологии "Улыбка"
Часто задаваемые вопросы
Как вы получаете доступ к нашей МИС?
Настраиваем VPN-туннель (зашифрованное соединение) между нашим офисом и вашим сервером. Ваша команда создаёт для нас учётные записи с ограниченными правами (только запись пациентов, просмотр расписания). Мы НЕ видим карты пациентов, финансы, другие конфиденциальные данные.
А если пациент хочет поговорить с врачом?
Мы переводим звонок на врача или администратора в клинике (настраиваем переадресацию за 1 клик). Или записываем контакт пациента и врач перезванивает сам. Никаких медицинских консультаций мы не даём — это не наша зона ответственности.
Сколько времени занимает обучение вашей команды?
2-3 дня. Вы показываете нам вашу МИС (как записывать, где смотреть расписание), даёте скрипты разговоров, объясняете особенности (цены, акции, специализации врачей). Мы записываем всё в базу знаний, делаем тестовые записи, проверяем работу. Запуск на 4-й день.
Что если виртуальная регистратура ошиблась при записи?
Ошибки бывают (человеческий фактор). Мы их исправляем бесплатно, извиняемся перед пациентом, анализируем причину (неправильно поняли запрос, не знали нюанс) и улучшаем базу знаний. Частота ошибок: <1% от записей.
Бесплатный экспресс-аудит регистратуры
Проведём бесплатный аудит вашей регистратуры за 2–3 дня Проанализируем записи звонков, загрузку администраторов и потери от пропущенных заявок. Покажем в цифрах: сколько пациентов вы теряете сейчас, сколько времени тратят регистраторы на рутину и какую экономию даст виртуальная регистратура именно в вашей клинике (с расчётом ROI). Увидите потенциал в рублях — решаете, внедрять или нет. Без обязательств и скрытых платежей.